Dal 1° gennaio 2007 il Comune di Saluzzo ha adottato un nuovo manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e un nuovo titolario, adottati sulla base di quanto previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.
Questi strumenti rappresentano una importante opportunità per il miglioramento organizzativo del Comune di Saluzzo e si fondano su una considerazione elementare: i percorsi di un documento amministrativo all’interno del comune tra le varie aree organizzative e da e verso l’esterno rappresentano il punto nevralgico su cui si gioca l’efficienza amministrativa.
Infatti il Comune gestisce prevalentemente procedimenti amministrativi, articolate in alcune sottofasi, denominate endoprocedimenti, che sfociano in un provvedimento finale. Tutte queste attività si sviluppano attraverso la carta, anzi, più precisamente, attraverso i documenti amministrativi.
Migliorare i percorsi dei documenti amministrativi, i cosiddetti flussi documentali, significa automaticamente migliorare l’organizzazione e la gestione dei procedimenti amministrativi. Pertanto l’adozione del nuovo manuale del protocollo e del nuovo titolario costituisce un tassello importante nella riorganizzazione che ha interessato il Comune di Saluzzo nell’ultimo periodo, in ossequio a importanti norme di modifica della pubblica amministrazione, dettate da argomenti di primaria importanza quali il diritto di accesso e la riservatezza.
Il manuale di protocollo individua quali documenti sono protocollabili e quali no e disciplina la tenuta dei fascicoli dei procedimenti amministrativi, i compiti del responsabile di procedimento e del dirigente competente, il progressivo abbandono dei documenti cartacei che verranno sostituiti dai documenti digitali…
Anche il nuovo titolario sostituisce il precedente risalente al 1897 e si basa su una classificazione delle funzioni comunali molto simile alla classificazione del bilancio e sicuramente più adatta ai nuovi compiti comunali e alla nuova organizzazione. Sia il nuovo manuale di gestione del protocollo sia il titolario sono consultabili sulla home page del sito comunale.